De accreditering van een ziekenhuisapotheek

"Het accrediteringsproces betrof alle diensten van het ziekenhuis", zegt Brigitte Dubois, hoofdapotheker van het Centre hospitalier de Wallonie picarde (CHwapi) in Doornik. "Onze ziekenhuisapotheek was gemotiveerd omdat het enerzijds een evaluatie inhield van de organisatie op basis van externe referenties, en anderzijds een kans om de kwaliteit van de zorg te verbeteren."De beslissing werd gemaakt in 2017, het proces ging begin 2018 echt van start en het officieel bezoek van het accrediteringsteam had plaats in juni 2019.Hoe ging dat in zijn werk? Alle criteria die moeten worden vervuld zijn verdeeld over speci-fieke referentiesystemen voor bepaalde diensten of thema's. Zo werd de werking van het CHwapi aan niet minder dan 19 referentiesystemen getoetst. Van de meer dan 3.000 criteria waaraan het voltallige personeel van het CHwapi heeft gewerkt, heeft de apotheek 139 criteria ondersteund en gecoördineerd in verband met het referentiesysteem Geneesmiddelenbeheer."Het was noodzakelijk om de teams te motiveren en gezien de strakke timing was het noodzakelijk om snel de moeilijkheden te overwinnen die werden ondervonden voor de criteria waarvan de evolutie afhing van samenwerking en grote investeringen, inclusief met personen buiten de apotheek. Het referentiesysteem Geneesmiddelen-beheer is inderdaad een transversale software omdat geneesmiddelen in het hele ziekenhuis circuleren." Er waren regelmatige debriefingsbijeenkomsten om de voortgang te volgen, teams te informeren en hen tijdens het hele proces te motiveren en mobiliseren.Om de werkzaamheden te coördineren en de vastgelegde planning op te volgen werd een deeltijds apotheker vrijgemaakt op de bestaande middelen. Er werd een onderverdeling tussen apothekers gemaakt volgens hun competenties. Enkele van de criteria waren bijvoorbeeld de Required Organizational Practices (ROP) voor geneesmiddelen met een hoog risico: er werd een lijst gemaakt van wat al bestond en er werd voor gezorgd dat de genomen of te nemen maatregelen zouden worden gecontroleerd en geïmplementeerd in de hele instelling. Zo stond een coördinatie comité in voor accreditering voor de globale aanpak van het proces.Een dergelijke klus verloopt niet probleemloos. Voor Brigitte Dubois was de grootste moeilijkheid het vrijmaken van ressources en het coördineren van het hele proces en van de andere referentiesystemen waar de apotheek toe bijdraagt. "Naast ons referentiesysteem Geneesmiddelenbeheer waarvoor wij een beroep deden op externe personen (verpleegkundigen, artsen, logistieke en technische diensten, enz.) deden ook andere diensten een beroep op ons. Wat daarenboven een moeilijke opdracht was, was de standaardisatie van werkwijzen in een evoluerende omgeving, soms specifiek voor bepaalde disciplines en voor de apotheek met een niet te onderschatten wetgeving."Waarom dit hele proces doorlopen? "Het doel was de kwaliteit van de diensten te verhogen; de verbetering van de patiëntentevredenheid en van de dienstverlening door de apotheek; de harmonisatie van werkwijzen met het oog op meer doeltreffendheid en een betere integratie van de apotheek in de instelling", zegt Dubois."Daarnaast was de accreditering ook een gelegenheid om bestaande werkwijzen en processen te herzien, procedures en modi operandi op te stellen of bij te werken, meer didactische informatietools te ontwikkelen en mensen te informeren en op te leiden in de apotheek en daarbuiten".Het eerste resultaat was natuurlijk het verkrijgen van de platina-accreditering. "Bovendien staat de patiënt centraal: de accreditering is voor hem/haar zowel de verzekering van een kwalitatieve en veilige zorg, maar ook van zijn/haar integratie als actor in de behandeling. En de werknemers gaf het een gevoel van trots en erkenning.Ten tweede vergemakkelijkte deze aanpak ook een sterkere integratie tussen de teams en een beter begrip van elkaars problemen, waardoor een efficiëntere transversale operatie mogelijk werd. We hebben ook een online tool geïnstalleerd voor het beheer van documenten. Ten slotte hebben we de opleidingsplannen aangepast en een specifiek ondersteuningsplan voor nieuwe werknemers opgesteld."Wat patiënten betreft, was het CHwapi al van plan om te evolueren naar een organisatie die meer gericht is op klinische farmacie. "In november beginnen we met geriatrie. Ons doel is om de tijd die de apotheker besteedt aan uitvoerende taken te verminderen. Dankzij de ingevoerde processen hopen we onze activiteiten steeds meer te richten op de klinische apotheek en zo de aanwezigheid van apothekers op de verschillende diensten te vergroten. We versterkten ook het contact met de patiënt door middel van bijv. informatiefiches aan de onthaalbalie.""Het referentiesysteem Geneesmiddelenbeheer en het accrediteringsproces zijn geen 'one shot'-ingrepen; het gaat veeleer om een voortdurend verbeteringsproces. Ons doel is om de prestaties te consolideren, de criteria verder te verbeteren en de procedures en documenten bij te werken. We moeten waakzaam blijven m.b.t. de regelmaat van de audits en de uit te voeren acties in geval van niet-conforme praktijken of resultaten. En we bereiden ons natuurlijk voor op de volgende versie: de accrediteringen worden om de drie jaar gegeven, dus we moeten alert blijven en niet indommelen.""Voor mij was deze aanpak buitengewoon positief en constructief omdat het het team heeft gemobiliseerd en het ziekenhuis heeft geholpen om het transversale aspect van onze activiteit duidelijk te maken. De criteria maakten het concept zichtbaarder en we kunnen er nu misschien ook beter over communiceren. Dit draagt er toe bij het imago van de apotheek in het ziekenhuis te veranderen en aan te tonen dat we met een extreem zware wetgeving moeten werken, maar dat de apotheek een toegevoegde waarde heeft voor de kwaliteit en de veiligheid van de zorg", zo besluit Brigitte Dubois.